周年事業の資料は貴重な経営資源

企業アーカイブズの定義・活用法はさまざまですが、「アフター周年事業としての企業アーカイブズ」の意義は、周年事業を通じて収集した膨大な資料の散逸を防ぐことにあります。収集した資料を経営改革・自社事業強化・新規事業創出などに活用すると同時に、社会に向けた情報発信力を強化するため、周年事業を機に企業アーカイブズを構築する企業は増加の一途をたどっています。
なぜなら、企業アーカイブズは「戦略的企業データベース」になるからです。

戦略的企業データベースとしての企業アーカイブズは、経営・商品開発・営業・マーケテイングなどさまざまな企業活動に利用できます。自社の方向性を示す羅針盤として、企業DNAの継承と進化を促す培養土として、社会に向けた情報発信のデータベースとして、企業アーカイブズを構築してはどうでしょうか。

 

アフター周年事業としての企業アーカイブズの役割

企業アーカイブズには「経営意思決定の支援」「事実の証明」「企業理念・文化の発信」の３つの要素と、次のような役割があります。

• 経営理念の継承
• 社員教育の実践的教材の制作
• 次の周年事業に向けた蓄積
• 製品開発・営業・マーケテイングへの活用
• 効果的な広報・宣伝活動の推進
• 効果的なブランディング活動の推進
• 経営意思決定の支援
• コンプライアンス健全性の証明
• 説明責任を果たす際の根拠づくり
• 適切なリスク管理
• BCP(事業継続計画)の策定・改定

経営環境は時々刻々と変化しています。１年後には役に立たなくなる「現用文書」を企業アーカイブズに保管すれば、その蓄積は経営環境の変化に的確に対応できる「知恵袋」としての「有用文書」に生まれ変わるでしょう。これが企業アーカイブズ構築の最大のメリットです。

 

アフター周年事業で企業アーカイブズを構築する際のアドバイス

企業アーカイブズはWebで共有・活用する時代です。紙媒体による資料や紙焼き写真は画像スキャナなどでデジタル化するといいでしょう。また、企業アーカイブズの整備・運用法については、自社の周年事業推進において協力を得たコンサルティング会社に相談するのがお勧めです。

 

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