周年事業は情報収集から始める

担当者に任命されたら、まずは「この先何をする必要があるのか」「予算はどれくらいなのか」といったことを大まかに把握する必要があります。そのために行うのが情報収集です。

気を付けていただきたいのは、情報収集は過去の事例を踏襲するために行うわけではないということ。なぜなら周年事業は、過去を振り返るだけでなく、現在の課題を解決するために行うものでもあるからです。過去の事例を幅広く集め、調査することによって得られた情報は、現在の課題解決につながるベストな周年事業を企画するヒントにしてください。

 

このページではどういった情報収集手段があるのかを紹介します。

 

自社の過去事例から周年事業のヒントを得る

まずは一番身近にある、自社の過去の事例を探しましょう。

 

以前の周年担当者

最初に、以前の周年事業の担当者に話を聞きます。ただし、前回といっても10年前。担当者がすでにいない場合もあるでしょう。前回の周年事業の担当者や事務局・実行委員会のメンバーがいなければ、前々回の担当者に当たります。実際に周年事業に関わった人物から話が聞ければ、周年事業の大枠をつかむことができます。また、社内にどのような資料があるのかを尋ねることが、調査にかかる時間の削減にもつながります。

 

社内の資料室

会社の資料室には、周年事業の準備や実行に関する資料がファイルとして保管されている場合があります。そのようなファイルがあれば、その中に稟議書、委員会の議事録、スケジュール、業者の情報、施策の資料などがある可能性が高いでしょう。

 

社史

周年事業で行ったイベントの内容や施策が、社史に記載されていることもあります。周年事業の一貫として社史を編纂する企業も多いためです。また、社史でどのような扱われ方をしているかで、自社がどれだけ周年事業を重視しているかも分かります。

 

デジタルアーカイブ

社内のイントラに周年事業の情報が埋もれていることがあります。周年事業に関連したキーワードで検索を行い、情報があるかどうかを確認しましょう。

 

周年事業に関わる情報を調べる際のポイント

自社や他社の過去事例を調べる際は、周年事業の予算・目的（コンセプト）・体制・スケジュール・施策内容・協力会社に関する情報をしっかりと押さえましょう。

 

なるべく複数人で行う

過去事例に関する調査は、担当者一人に任されるほか、担当部署で手分けしたり、委員会開催後に委員によって行われたりするのが普通です。
お勧めなのは、まずは担当者が自分でできる範囲で調査し、全体像を把握した後、委員会のメンバーが協力する方法です。さらに委員会では勉強会を開催して情報を共有し、メンバー全員の知見を広げるようにしましょう。得られる情報の量もスピードも関わる人員が多いほどアップします。アイデアを出し合う中で、目指すべき周年事業の形が少しずつ見えてくるはずです。

 

 

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