周年事業において決裁が下りやすい稟議書の書き方

周年事業の稟議書は、下記の要素で構成するのが基本です。

• 周年事業の目的
• 具体的施策
• 周年事業実施により想定される成果
• 運営体制

周年事業の稟議書は、以下のセオリーに従って作成することで決裁が下りやすくなります。また、特に周年事業においては、決裁を下りやすくする「根回し」をしておくことも重要です。

 

 

所定の書式に従う

稟議書は企業の重要な記録文書の一つ。各企業が試行錯誤を重ね、自社に合った稟議書の書式を開発しています。総務部などに「所定書式」や「テンプレート」が用意されているはずですので、初めて周年事業の稟議書を作成する場合は確認するといいでしょう。

 

 

結論から書く

稟議書に限らず社内文書は結論から書くのがセオリーです。前置きの長い文章は決裁者の「読む意欲」を減退させ、決済の後回しにつながります。

 

 

客観的に記述する

主観的な表現は記述内容の信頼性を損ない、稟議書が差し戻される可能性が高くなります。数値などを根拠に示して、客観的に記述する必要があります。

 

 

前例を活用する

決裁者は前例を参考に稟議書の内容を審査する傾向があります。過去の稟議書を検索し、同様の案件を参照しながら起案するといいでしょう。

 

 

客観性を示す資料を添付する

決裁者は稟議書の内容の可否を客観的なデータによって判断します。従って、正確な経費見積もりとその費用対効果、各種調査資料など、稟議案件の客観性を示すことのできる資料の添付が不可欠です。

 

 

リスクとリスク回避策を提示する

新規の事業にリスクは付きものです。予測されるリスクについてはありのままを明記し、その回避策も示すことで、決裁が下りる可能性が高まります。

 

 

決裁が下りやすくなる根回しとは

稟議書を通すには、文書自体の書き方はもちろん、稟議書提出前の「根回し」も重要です。
根回しは稟議書を速やかに通すための援護射撃になります。
稟議書提出前に関係者全員に稟議書の原案を示し、意見を仰ぐなどの方法によって、内容に関する同意を取り付けておきましょう。そうしておくことで「周年事業推進においては、該当の稟議書を通すことが不可欠である」との機運が高まり、決裁が下りやすくなるのです。
 

根回しは健全な社内活動

根回しという言葉には、暗躍のイメージが付きまといます。しかし実際には物事を円滑に進めるための潤滑油であり、健全な社内活動といえるでしょう。
特に周年事業においては、「根回しは社内マーケティング、稟議書はセールスレター」と表現する周年事業経験者も少なくありません。

なぜなら、事前に関係者の意見を仰ぎ、時にはその意見を稟議書の原案に反映することで賛同を得て、最終的に書式を整えた稟議書を提出するという段取りが「根回し」だからです。稟議書は有望見込み客に自社商品購入の決断を促すセールスレターというわけです。
「稟議案件関係者の心を動かせない稟議書は、決裁者の心も動かせない」といっても過言ではありません。周年事業に関わる稟議案件の根回しは、関係者を周年事業推進に巻き込む手法の一つでもあります。

 

 

周年事業において決裁が下りやすい稟議書の書き方

周年事業推進中は、準備フェーズで想定できなかった案件を追加する必要がしばしば発生します。追加案件に関する稟議書を速やかに通すポイントは、次の通りです。

 

 

「5W2H」を意識する

多忙な決裁者に稟議書を読んでもらうには、一読して要点が分かる書き方を心掛ける必要があります。それを可能にするのが「5W2H」を意識することです。すなわち、

• What……どんな案件なのか
• Why……なぜ稟議が必要なのか
• When……実施時期はいつか、実施期間はどのくらいか
• Where……どこで実施するのか
• Who……責任者は誰か
• How……どんな方法・仕組みで処理するのか
• How much……経費はどれだけかかるのか、その費用対効果は？

以上を踏まえて作成すれば、決裁者にとっては追加案件の要点がすぐ分かる「通しやすい稟議書」になります。

 

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