周年事業にあたり社内体制をどのように整えるか

 

「立ち上げメンバー」によって周年事業のグランド・スケジュールが描かれ、稟議のプロセスが終わると、具体的な企画や施策の実行を担う「周年事業実行委員会」と、運営面での調整窓口となる「事務局」が組織されます。どちらも社内横断的なプロジェクトとして発足するケースが多いようです。立ち上げメンバーはそのまま委員会か事務局に移籍するのが普通ですが、企業によっては、稟議が通った後改めて必要な顔ぶれを集め、キックオフするケースもあります。

具体的な進め方を以下に解説します。

 

周年事業推進体制をつくる３つのステップ

 

周年事業推進体制の構築は、①立ち上げメンバーの選出、②事務局の設置、③実行委員会の設置の3つのステップで行うのが一般的です。ここでは事務局・実行委員会の設置について説明します。

 

 

事務局の設置

立ち上げメンバーがそのまま事務局に移籍することもありますが、改めて任命される場合は、管理調整業務に慣れたバックオフィス部門から役員クラスの事務局長が1名と。それを補佐する局員4~6名で構成されることが多いようです。
周年事業の黒子であり、要となる事務局は、実行委員会のブレーンとして働き、万事がスムーズに進むようプロジェクト・マネジメント、効率的な定例会議の設計、実行委員のモチベーション管理などを担います。

 

 

実行委員会の設置

周年事業の稟議が通ったら、いよいよ実働部隊である「実行委員会」を組織します。まずは立ち上げメンバーが作成した基準にかなう候補者を、各部門長からの推薦や社内公募で集めます。次に本人の熱意やキャリア、現業の状況などを踏まえ、立ち上げメンバーが面接を行い、各部門から1~2名を選出します。
選出された実行委員には、プロジェクトの実行はもちろん、自部門の要望を取りまとめて施策に反映するなどの大事なミッションもあります。
この他、各部門の役員や部門長に報告・相談などを行い、組織的な協力を得ることも役割にするとよいでしょう。モチベーションを高め、責任感を養う効果もあります。

 

 

 

これだけは押さえておきたい 周年事業推進体制づくり２つのポイント

 

周年事業を任された方は、分からないことだらけで、何から手を付けたらいいのか戸惑うかもしれません。しかし、キックオフの前に絶対に押さえておきたいポイントは、以下のたったの２つです！

 

 

最終意思決定者を決めておく

大切なのは、問題が生じた際に経営状況を踏まえて意思決定を行い、その責任を負うことのできる幹部社員をプロジェクトリーダーに据えることです。周年事業のコンセプトは経営の根幹に関わるもの。また、プロジェクト・メンバーは、社内横断的にさまざまな人を巻き込んでいかなければなりません。既存の序列にとらわれ過ぎていては仕事がスムーズに進みません。プロジェクト・メンバーに、通常の職位・職務とは異なる働きを期待していることをはっきりと伝え、実質的な後押しができるリーダーが必要です。そのため、最終意思決定者である周年事業実行委員長には、社長・専務取締役クラスの役員が就任することが多いようです。

 

 

運用ルールを決めておく

周年事業プロジェクトでは、必ず予期せぬ問題が起こります。臨機応変な対応が求められる一方、運用ルールが曖昧だと、メンバーがそれぞれバラバラに動き始めて大混乱をきたします。そこで大切なのが、基本的な運用ルールです。
「いつ・どこで・どのように情報を伝達・共有するか」「問題が起きた際どのように共有するか」「最終判断は誰が行うか」「文書の記録範囲と基準・保管方法」などについてはキックオフの前に基本的な運用ルールを決め、メンバー全員に周知しましょう。

 

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